Comment préparer votre transition vers la facturation électronique ? (2/2)

Voici la seconde partie pour savoir comment préparer sa transition vers la facturation électronique (revoir la première partie en cliquant ICI).

Quels outils adopter pour mettre en pratique la facturation électronique ?

Une fois la législation entrée en vigueur, une entreprise devra à minima recourir au portail de facturation public, aussi appelé Chorus Pro, pour envoyer et recevoir ses factures électroniques.

Elle pourra aussi recourir à des plateformes dites de dématérialisation partenaires afin de bénéficier de nombreux services supplémentaires.

Si vous décidez de souscrire à une plateforme partenaire, celle-ci se chargera de l’extraction de vos données vers l’administration fiscale. Seules ces informations soumises aux exigences du E-reporting doivent obligatoirement être enregistrées dans un format structuré.

Le choix de la plateforme de facturation est aussi important que celui d’un outil comptable. C’est pour cela que nous vous recommandons d’étudier la manière dont votre entreprise traite ses factures afin d’identifier la solution la plus adaptée à vos besoins.

Certaines plateformes proposeront par exemple une offre plus importante d’automatisation des processus de remplissage d’une facture. D’autres pourront intégrer directement un outil CRM.

Évidemment, un élément décisif restera le prix. Encore une fois, chaque plateforme aura son modèle.

• Si vous émettez peu de factures, vous préférerez surement un tarif variable selon le volume.
• Si au contraire vous émettez un volume important, alors un tarif fixe par mois ou année vous intéressera peut-être.

Pour résumer les principaux critères à prendre en compte sont les suivants :

• La conformité avec la réglementation et avec le format électronique (Factur-X, UBL, CII)
• La pertinence des tarifs par rapport à votre organisation
• La connectivité de l’application avec d’autres applications métiers
• La possibilité d’import et d’export de l’application

Qu’en est-il avec BillyGen ?

Il existe actuellement 3 grandes formules d’accès à la solution, selon un abonnement mensuel ou annuel. Chacune des formules intègre une période d’essai de 15 jours. Durant cette période, l’utilisateur final pourra prendre en main l’outil et décider de la formule la plus adaptée. La résiliation de l’abonnement et le changement de formule demeurent possibles durant cette période.

Pour plus de détails, rendez-vous ICI.

Par ailleurs, quel que soit l’abonnement, BillyGen vous connecte aux trois applications suivantes :

BillyGen vous permet également de relancer vos clients, grâce à Brevo (précédemment appelé Sending Blue).

Comment embarquer l’ensemble de ses collaborateurs vers la facturation électronique ?

Il est important de mobiliser l’ensemble des collaborateurs dans cette transition. Pour ce faire, il semble essentiel d’effectuer un diagnostic préalable. Celui-ci apporte une vue d’ensemble sur le niveau de maturité digitale de l’organisation.

Exemple de questions à se poser lors cet audit préliminaire :

• Vos fiches de tiers sont-elles bien renseignées (SIREN, code pays, etc.) ?
• Quel est le volume de vos fichiers tiers (clients, fournisseurs) ?
• Avez-vous des applications « faites maison » de facturation ?
• Quel est votre volume de factures reçues par mois (fournisseurs) ?
• À quelle catégorie la majorité de vos fournisseurs appartiennent-ils ?
• Etc.

Le diagnostic va vous permettre de comprendre les forces et les faiblesses de votre organisation en matière de technologie, de processus et de culture.

Le périmètre évalué comprend :

• Les compétences actuelles
• Les acteurs impliqués dans les différents flux de facturation
• Le nombre de collaborateurs à mobiliser pour ce projet

Parallèlement au diagnostic interne, il est possible de mener une étude d’impact pour évaluer les points critiques suivants :

• Les points de réticences des employés à l’adoption de la facturation électronique
• Les impacts de la réforme sur les métiers liés à la facturation
• Les impacts sur les modèles d’affaires des entreprises cibles et sur l’activité quotidienne
• Les clés du succès d’une feuille de route d’adoption de la e-facturation

Cette étude est généralement réalisée en 5 étapes :

La mise en place de la facturation électronique dans une organisation est un projet à part entière. Il faudra analyser l’existant, projeter un processus cible et former les collaborateurs à ce nouveau processus.

Nous vous partageons un questionnaire disponible sur impots.gouv.fr, pour former vos collaborateurs dans un premier temps : quizz-facturation-electronique.pdf

Nous proposons des formations plus complètes. Vous pouvez nous contacter pour plus de renseignements.

Penser à l’avenir

Cette réforme de nos modes de facturation va avoir un impact profond sur le fonctionnement interne des entreprises, surtout au sein des services comptables. L’entreprise ne gèrera plus ni l’émission, ni la réception des factures. Ce ne sera également plus à elle de les transmettre à l’administration fiscale.
Toutes ces tâches incomberont à la plateforme choisie (le portail public ou une plateforme partenaire).

Aujourd’hui, environ 1/3 du temps d’un comptable est consacré au remplissage mécanique d’informations de factures. Ce gain de temps majeur entrainera une petite révolution de la profession comptable et fera évoluer les métiers vers plus de contrôle et moins de saisie.

Réfléchir dès à présent à l’évolution de vos équipes permettra à votre entreprise de tirer pleinement parti de ces progrès.

Dans cette optique, plusieurs canaux accélèrent la prise en main des nouveaux outils nécessaires au passage vers la facturation électronique.

Des webinaires :

Billy Gen proposera prochainement des webinaires (pré-inscription ici) qui aborderont entre autres :

• La compréhension de la facturation électronique et de ses enjeux
• La bonne prise en main de l’application BillyGen :
• La création de factures et de devis
• L’import des bases de données
• La gestion des fonctionnalités supplémentaires de l’application

Une démarche d’accompagnement des utilisateurs :

Pour accompagner la diffusion de cette innovation majeure, il est nécessaire d’initier une démarche d’accompagnement des utilisateurs. Il faudra adresser progressivement les 5 types de profils potentiels, comme défini dans la courbe de diffusion de l’innovation (concept créé par Everett ROGER) :

Pour convaincre les innovateurs et les premiers adeptes, il faut avant tout souligner l’impact innovant du produit. On peut mettre en valeur les avantages concurrentiels et les perspectives de croissance du produit sur la concurrence.

Votre entreprise devra nommer des référents et des ambassadeurs pour stimuler le changement. En tant que premiers relais de l’innovation, ils seront formés en priorité, avant de partager leur expérience à l’ensemble des collaborateurs.

Une fois les premiers adeptes formés, il est recommandé d’organiser des ateliers de capitalisation d’expérience.
Les profils sceptiques et les conservateurs recherchent avant tout la compatibilité avec les processus existants.
Pour les convaincre, des cas d’usage et essais gratuits peuvent être mis en place pour montrer l’efficacité du nouveau processus de facturation mis en place et démontrer les avantages par rapport au précédent processus existant .

Conclusion

Pour compléter cette newsletter, nous vous invitons à consulter un précédent article à propos des avantages de la facturation électronique.

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Sources :

• Banque de France « La facturation électronique : quelles implications pour les TPE-PME ? »
• Entreprendre « Facturation électronique : des impacts sous-estimés par les entreprises »
• Finyear « 3ème édition du baromètre « Dématérialisation des factures »
• Compta Online « Facturation électronique : quelles conséquences pour votre cabinet ? »