Comment préparer votre transition vers la facturation électronique ? (1/2)

19 Juin 2023

Quand bien même la généralisation de la facturation électronique est une opportunité pour les entreprises souhaitant digitaliser leurs processus, la marche vers la e-facturation peut sembler complexe. Il faut donc bien s’y préparer et BillyGen se propose de vous accompagner pour y arriver.

Qui est concerné par la règle ?

 

Il convient au préalable de distinguer les obligations auxquelles votre entreprise sera soumise.

La facturation électronique désigne en réalité deux obligations possibles :

  • L’E-invoicing : l’envoi de factures au format électronique à proprement parler.
  • L’E-reporting : il contient principalement les données fiscales qui doivent être transmises à l’administration.

Pour approfondir la distinction entre ces deux concepts, nous vous renvoyons à un précédent article intitulé : « Qu’est-ce que la facturation électronique ? ».

Quelles sont les conséquences immédiates de cette transition ?

 

Des conséquences administratives

L’administration recommande d’anticiper la réforme dès que possible.
La première étape consiste donc à visualiser la date à laquelle votre entreprise sera sujette à la règlementation.

Autre étape importante : inscrire votre société dans l’annuaire national des entités ayant recours à la facturation électronique.

Pour cela, il faudra s’inscrire sur le portail de facturation public (PFP) et sur une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Les informations de contact seront enregistrées dans la base nationale, permettant aux plateformes de facturation de vous identifier pour envoyer ou recevoir des factures.

Les formats acceptés sont Factur-X (format public standard), UBL (Universal Business Language) et PDF (Portable Document Format).

ATTENTION : Aucune plateforme n’a encore reçu d’agrément pour exercer en tant que PDP, même si certaines ont déjà manifesté leur intention d’en devenir une.

Qu’en est-il de BillyGen ?

 
BillyGen ambitionne d’en devenir une à l’horizon 2026 mais s’inscrit déjà en tant qu’opérateur de dématérialisation. La plateforme permet l’édition des factures électroniques, compatible au format Factur-X.

Choix du logiciel de facturation

Avec l’obligation des entreprises en matière de facturation électronique, il est désormais nécessaire de disposer d’un outil de facturation adapté.

De nombreux outils existent sur le marché. Ils couvrent plusieurs tâches allant de la gestion des factures à la relation client. Le défi est donc de sélectionner l’outil le plus adapté à votre activité.

Pour ce faire, divers critères doivent être pris en compte, dont les suivants :

 

Qu’en est-il avec BillyGen ?

 
BillyGen a l’avantage, par rapport aux autres solutions, de combiner un CRM et un outil de facturation, ce qui vous permet de centraliser vos données clients sous un seul outil.

L’ergonomie

Un logiciel simple d’usage permet un gain de temps dans la gestion des factures et la relation client.

Il est important que la prise en main soit facile et intuitive. Les collaborateurs de l’entreprise, en charge de la saisie, pourront ainsi gagner en autonomie sur la gestion des opérations.

Par ailleurs, l’intégration de tableaux de bord périodiques assure le suivi des échéances, notamment des factures impayées. Il sera possible de produire des rapports périodiques, afin de donner une vue d’ensemble de l’activité.

Qu’en est-il avec BillyGen ?

 

L’idée maitresse de BillyGen est de vous permettre d’avoir une vision en temps réel sur votre trésorerie et votre poste client.

Ainsi, BillyGen intègre des tableaux de bord récapitulatifs qui permettent de piloter l’activité très simplement. Nous avons également simplifié les sous-menus au maximum, afin de rendre l’expérience utilisateur conviviale.

L’interopérabilité
 
Il est nécessaire que l’outil retenu ne soit pas un simple outil de facturation. Il doit également permettre d’intégrer les informations de vos différents clients.
 
Grâce à leur interopérabilité avec des outils de gestion de la relation client (CRM), le suivi du parcours d’acquisition et de rétention des clients, le suivi s’en trouve amélioré. Par ailleurs, les dirigeants peuvent avoir une vision consolidée sur les services fournis.

Qu’en est-il avec BillyGen ?

 

BillyGen permet une intégration avec d’autres types de service pour obtenir des informations complémentaires. L’outil centralise différentes applications :

  • Powens : récupération des informations bancaires des clients et des entités facturées
  • Yousign : signature des devis et factures émises
  • Sending Blue : relance de vos clients par mail en un clic

Le format des données

La solution logicielle doit répondre aux standards de facturation exigés par les professionnels, particuliers et les régulateurs.

Les formats qui seront incontournables sont :

  • Factur-X (format harmonisé au niveau européen)
  • EDI (Electronic Data Interchange) : format compatible avec des échanges au sein des systèmes d’informations des entreprises.
  • PDF (Document portable) : format le plus courant

Qu’en est-il avec BillyGen ?

Nous avons décidé d’être conforme à FACTUR-X, la norme franco-allemande de facturation.

Conclusion

Rendez-vous dans un prochain article pour aborder d’autres aspects qu’il est important d’avoir en tête, pour préparer la transition de votre entreprise vers la facturation électronique.

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