Order-X, nouvelle norme pour les commandes électroniques. 

Order-X est la nouvelle norme pour les commandes électroniques, annoncée en juillet 2022 par la FNFE MPE.

Pour résumer, après le format de facture hybride nommé Factur-X pour la dématérialisation des factures, Order-X est son équivalent pour la dématérialisation des commandes.

L’équipe Billy Gen vous résume cette nouvelle réglementation.

Présentation d’Order-X

La norme « Order-X » complète le format de facture électronique Factur-X décrite dans un précédent article.

• Elle utilise des structures de données identiques. Comme pour Factur-X, elle exploite les avantages d’un format hybride :
• Un fichier PDF
• Un fichier XML avec les données de la commande

Ce format possède de nombreux atouts pour permettre aux petites, moyennes entreprises et institutions publiques d’envoyer leurs commandes par voie électronique.

Un format qui permet des échanges commerciaux transfrontières et intersectoriels :

Order-X est basé sur le modèle de données du SCRDM (Supply Chain Reference Data Model), rédigé par UN/CEFACT.
Ce modèle permet des échanges commerciaux transfrontières et intersectoriels, car les données d’une commande électronique au format Order-X seront standardisées.

Un format qui répond à une exigence d’interopérabilité :

Le format hybride Order-X permet d’inclure dans le message de la commande, des représentations structurées pour envoyer des commandes via un EDI (échange de données informatisées).

Un format qui répond à une exigence d’accessibilité :

Order-X simplifie l’adoption de la commande électronique auprès des TPE et PME
Quand le vendeur impose des commandes électroniques auprès de ses clients, Order-X est une solution simple pour satisfaire à la demande,
Quand l’acheteur envoie des commandes Order-X, le destinataire n’est pas obligé d’avoir un équipement spécifique pour lire la commande, c’est le point fort d’un format hybride.

Le format Order-X en détails

Trois profils de données pour tous les cas métiers

Une hiérarchie de trois profils de données permet de couvrir les besoins des entreprises, des plus élémentaires aux plus complexes. Ces trois profils sont en cohérence avec les profils de Factur-X.

Le profil BASIC

Le profil BASIC est destiné aux chaînes d’approvisionnement simples.
Il répond à un processus de commande standard à livraison unique et contient toutes les informations de base pour automatiser le traitement d’une commande :

• Au niveau de l’entête : Date, Références Acheteur, Destinataire, Adresses, Identifiants SIREN/SIRET, TVA,
• Au niveau de la ligne : Référence produit, Quantité, Prix unitaire, Total de ligne, Message pour un produit de substitution, une quantité partielle,
• Au niveau du pied : Date de livraison ou d’enlèvement, Conditions de paiement, Totaux.

Le profil COMFORT

Le profil COMFORT complète le profil BASIC permettant des livraisons multiples, avec des informations supplémentaires :

• Au niveau de l’entête : Demandeur, Acheteur, Facturé,
• Au niveau de la ligne : Référence de devis, Prix brut, Remise, Dates de livraison, Code TVA
• Au niveau du pied : Conditions de livraison, Frais et Indemnités, Moyens de paiements, Codes TVA
• Contenant des informations sur la TVA.

Le profil de données COMFORT d’Order-X est conforme au modèle de données sémantique EN 16931 qui est un standard européen, comme pour le profil Factur-X COMFORT.

Le profil EXTENDED

Ce profil permet de prendre en compte des processus logistiques complexes :

• Plusieurs lieux de livraison ou d’enlèvement
• Des conditions d’allotissement ou d’entreposage particulières par produits,
• Des quantités minimales et maximales,
• La répartition de la TVA
• Etc.

Le profil EXTENDED est équivalent au profil COMFORT, avec des champs supplémentaires, à l’initiative des partenaires commerciaux pour répondre à des besoins logistiques spécifiques.

La génération des fichiers

Pour créer une commande électronique au format Order-X, le fichier PDF est à convertir en PDF/A3, dans lequel est intégré un XML nommé « order-x.xml ». Le XML contient l’ensemble des données attendues selon le profil sélectionné.

Pour des fournisseurs acceptant des commandes dans des formats structurés autres que XML, il est également possible d’intégrer au PDF/A3 :

• Un fichier « order-xedifact.edi » pour une représentation au format EDIFACT de la commande,
• Un fichier « order-xubl.xml » pour une représentation au format UBL de la commande.

Les trois types de messages Order-X pour automatiser le processus de commande

Pour couvrir toutes les étapes d’un processus de commande, le format Order-X propose trois messages :

Le message ORDER
Il s’agit de la commande initiale de l’acheteur au vendeur.

Le message ORDER_RESPONSE
Message du vendeur à l’acheteur dans lequel le vendeur peut :

• Accepter la commande,
• Refuser la commande,
• Proposer des amendements à la commande initiale y compris le remplacement par le produit de substitution.

Le message ORDER_CHANGE
Message de modification de la commande initiale émis par l’acheteur au fournisseur. Par ce message l’acheteur peut :

• Accepter les modifications proposées,
• Refuser les modifications proposées,
• Annuler la commande.

Un message ORDER_CHANGE peut être émis avant réception d’un message ORDER_RESPONSE pour modifier la commande initiale. Plusieurs messages ORDER_CHANGE peuvent être échangés à la suite d’un ORDER.

La documentation

Afin de rendre la norme Order-X accessible à toutes les entreprises, les documentations et spécifications techniques sont publiques et disponibles sur le site du FNFE-MPE.

Conclusion

Billy Gen peut vous accompagner dans votre transition vers la facturation électronique, en vous proposant un outil clé en main.
Pour en savoir plus, n’hésitez pas à contacter l’un de nos conseillers.