Qu’est-ce que le format Factur-X? (partie 1/2)

La facturation électronique est là. Son adoption deviendra une obligation légale pour toutes les entreprises, selon un calendrier allant jusqu’en 2027 pour les TPE et les PME.

Mais ce nouveau mode d’échange des factures n’efface pas une problématique déjà existante : Comment s’assurer de la validité de la facture traitée ?

 

Le cadre technique de la facturation électronique :

Il existe trois formats de factures électroniques :

• Le format non structuré (PDF, JPEG). Les factures éditées avec ce format devront nécessairement être signées électroniquement ou vérifiées par une piste d’audit fiable.
• Le format structuré, selon les normes de l’échange de données informatisées (EDI). La facture est générée et envoyée par une application informatique d’une entreprise vers une application informatique d’une autre entreprise, dans un format électronique standard.
• Le format hybride. Les factures sont constituées d’un document PDF auquel est associé un fichier contenant les données essentielles sous forme structurée.

Factur-X, un format standard hybride

Le Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques * (FNFE-MPE) a développé conjointement avec le FeRD allemand un nouveau format hybride : la Factur-X. La première version a été publiée fin 2017. La dernière mise à jour date quant à elle de mars 2022.

Factur-X est un standard de facturation électronique mixte, utilisant 2 formats

• Le format XML pour les données qui permet le traitement de la facture par des logiciels.
• Le format PDF pour permettre aux utilisateurs de lire une facture de manière classique dans un format lisible. À noter que la représentation lisible du fichier PDF contient toutes les informations de la facture.

Les factures électroniques sont vouées à transiter entre de nombreux acteurs : comptables, entreprises, plateformes de décentralisation, partenaires, administrations, etc. Leur interopérabilité est une priorité pour répondre aux exigences de l’e-invoicing et de l’e-reporting.
 
Le format Factur-X est facilement accessible à toutes les entreprises en raison de sa structure.

* Le FNFE-MPE est le forum miroir au niveau français des organismes chargés du développement de la facturation électronique à l’échelle européenne : l’EMSFEI et l’EXEP. Il a été créé en janvier 2012 et a pour mission de favoriser la concertation des parties prenantes et d’assister l’élaboration des réglementations et des politiques publiques concernant la facturation électronique.

Utilisation de Factur-X :

Jusque-là, une manière simple de créer une Factur-X était de recourir à Chorus Pro, le portail de facturation publique.

L’arrivée des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDF) et des Opérateurs de dématérialisation (OD) dès l’entrée en vigueur de la réforme va permettre de faciliter encore plus cette démarche et de produire une facture sous Factur-X en quelques clics, selon un modèle personnalisé.

Pour les sociétés qui souhaitent conserver leur système de facturation actuel, il sera possible d’utiliser les fonctionnalités de ces plateformes pour convertir automatiquement des factures PDF au format Factur-X.

Conclusion

Pour résumer, Factur-X est un format de fichier adapté à l’échange de factures électroniques. Il est composé d’un fichier image (PDF) et d’un fichier de données structurées (XML).

Un document Factur-X peut donc être lu par les utilisateurs comme une facture traditionnelle, mais il peut aussi être reconnu et traité automatiquement par les systèmes informatiques et logiciels comptables.

Dans une prochaine newsletter, nous entrerons dans les détails des différents profils qui existent dans Factur-X.