Les avantages de la facture électronique (2/2)

19 Mai 2023

La généralisation de la facturation électronique est une excellente nouvelle pour les entreprises prêtes à digitaliser leurs processus internes, à fluidifier leurs échanges et globalement, à améliorer la qualité de leurs services.

Nous avions abordé certains avantages dans un précédent article.

Abordons trois nouveaux avantages.

Améliorer le suivi des factures pour mieux connaitre la situation de l’entreprise

 

Le traitement automatisé des factures électronique permet de fiabiliser et d’améliorer le suivi des délais sur la trésorerie. L’entreprise est en mesure de gérer sa situation financière plus précisément et facilement qu’auparavant grâce à une vision claire et en temps réel de ses dettes fournisseurs et de ses dépenses.

La fiabilisation de l’échéancier, à travers l’échange de l’état des factures, a pour avantage d’optimiser le fonds de roulement de l’entreprise, c’est-à-dire les ressources dont elle dispose à moyen et long terme (hors chiffre d’affaires) pour financer son exploitation courante. Ce dernier point est capital pour les PME notamment, qui sont près de 15 000 chaque année en France à devoir mettre fin à leurs activités, faute de liquidités. Les retards de paiement occasionnent un trou dans la trésorerie de 19 milliards d’euros pour ces entreprises, selon les dernier chiffres de l’INSEE.

Comment cela fonctionne ?
La dématérialisation permet une communication permanente entre les entreprises, via leurs PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaire) respectives et le portail public Chorus Pro.

Le logiciel de facturation électronique collecte les dates relatives aux échéances de paiement sur chaque document et affiche des indicateurs synthétiques sur l’état des factures émises et reçues. Cela permet notamment à un fournisseur d’être informé du paiement de sa facture en quelques minutes.

Avec BillyGen

 
En tant que fournisseur, si vous constatez que votre client est en retard sur ses obligations, BillyGen offre la possibilité de relancer directement votre partenaire, à partir des modèles prédéfinis ou personnalisés. 
La messagerie interne de BillyGen permet également de communiquer avec vos équipes et le système de notifications paramétrables permet d’être averti, en temps réel, quand une facture arrive bientôt à échéance.

Renforcer la sécurité et la traçabilité du processus de facturation

 

La facturation électronique est un moyen d’archiver de manière sécurisée ses factures. Mais quid du processus qui précède l’archivage ? Rassurez-vous, la facturation électronique propose un dispositif 100% numérique et presque affranchi de l’intervention humaine.

En limitant les tâches accomplies par l’utilisateur et en automatisant la majeure partie du processus, la plateforme de dématérialisation élimine de nombreuses erreurs humaines dans la saisie des factures.

Gérer des factures papier ou au format numérique peut aussi s’avérer laborieux. Cela demande un effort de classification et un stockage capable de durer dans le temps. Adopter un outil de facturation électronique est donc un moyen d’éviter tout risque de perte de ses factures liées à des éléments extérieurs, mais aussi de s’assurer que vous saurez retrouver les bons documents le jour où vous en aurez besoin.

La conservation des factures est en outre assurée de manière fiable et sécurisée pour répondre aux exigences légales. Chaque facture est conservée 10 ans pour couvrir les délais d’expiration d’exigibilité par l’administration fiscale (6 ans) et de recevabilité comme preuve devant le tribunal (10 ans).

À noter que même si vous conservez vos factures au format PDF ou dans un autre format non structuré, les faire passer par une solution de facturation électronique vous permettra de renforcer votre piste d’audit fiable et de vous assurer que la facture remplisse les exigences légales.

Avec BillyGen

 
Des contrôles sont implantés à la saisie d’une facture dans BillyGen, pour réduire les erreurs et sécuriser le traitement de vos factures.

L’outil utilise également un processus de conversion qui génère des factures électroniques au format Factur-X. Il récupère les données de la facture à partir de différents formats de fichiers, tels que les fichiers Excel ou CSV et les convertit en un fichier Factur-X, conforme à la norme EN16931 et déposable directement sur Chorus Pro.

Le format Factur-X est conçu pour inclure toutes les informations nécessaires à la facturation, telles que les données de facturation, les informations sur les produits ou services, les taux de TVA applicables, les totaux et les remises. Il permet également de fournir des données supplémentaires, telles que des informations sur les acheteurs et les vendeurs, pour faciliter la gestion des factures.

En utilisant un outil de facturation électronique tel que BillyGen, les entreprises peuvent générer des factures électroniques en format PDF conformes à la norme EN16931, ce qui permet de sécuriser le processus de facturation et une automatisation accrue.

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Quelques chiffres en préambule :

  • Entre 2 et 3 milliards de factures sont éditées chaque année, dont 70% en papier (selon le Forum National de la Facturation Électronique)
  • La production d’une tonne de papier demande 2 à 3,5 tonnes de bois (selon le Worldwatch Institute). Pourtant, les arbres sont un puit à CO2 nécessaire au maintien de l’équilibre des écosystèmes. Ajoutez à cela les émissions occasionnées par l’impression des supports avec des cartouches contenant notamment des métaux lourds très polluants et la réimpression fréquente des factures papier pour diverses opérations.
  • L’envoi d’une facture sur plusieurs dizaines de kilomètres génère 15g de CO2 supplémentaire par facture (selon l’éco-calculateur de La Poste). À l’échelle de la France, cela correspond à une émission d’environ 37 500 tonnes de CO2 chaque année, soit plus de 30 000 vols Paris-New York.

En comparaison, une facture électronique n’use pas de consommables comme le papier ou l’encre. Elle ne génère pas non plus de pollution par son transport, mais seulement avec les serveurs utilisés pour la stocker.

Selon le Groupement de Service EcoInfo, la facture numérique permettrait de réduire les émissions de CO2 de près d’un tiers, à condition de n’être jamais imprimée et que la consultation en ligne se limite à moins de 30 minutes.

Dématérialiser ses factures rentre à 100% dans une démarche RSE, sujet stratégique pour les entreprises. Rappelons que la facture électronique deviendra obligatoire d’ici 2024 quant à sa réception, et en 2026 quant à son émission pour l’ensemble des entreprises.

Conclusion et mise en place d’un outil de facturation électronique dans votre entreprise

Pour instaurer le système de facturation électronique au sein de votre entreprise, il est impératif de respecter les contraintes techniques et légales.

Trois méthodes sont envisageables :

  • La piste d’audit fiable : la facture est transmise par n’importe quel moyen électronique mais un contrôle documenté et permanent est nécessaire pour établir le lien entre la facture émise et la prestation de service/produit fourni.
  • La transmission selon une norme sécurisée (EDI) : la facture est envoyée électroniquement au client via un message électronique sécurisé, préalablement convenu entre les deux parties. Souvent, ces fichiers sont échangés via l’EDI (Échange de Données Informatisées) sous format XML.
  • La signature électronique : la facture doit être signée électroniquement pour valider son intégrité et son authenticité. C’est la méthode la plus simple et la moins coûteuse pour valider la facture électronique.

Avec BillyGen

 
BillyGen intègre plusieurs services tiers (notamment Powens, Stripe et Yousign) pour offrir une solution complète de gestion de factures électroniques avec garanties juridiques respectant les normes européennes FACTUR-X.

  • Powens est un service qui permet de synchroniser les comptes bancaires en temps réel et d’envoyer, le client peut suivre sa trésorerie de plus près avec sécurité.
  • Stripe permet aux clients de payer leurs factures directement depuis leur espace, facilitant le processus de paiement et la réduction des délais de paiement.
  • Enfin, BillyGen intègre Yousign pour permettre aux utilisateurs de signer leurs factures électroniques en ligne, les devis ainsi que les prélèvements sepa, ce qui facilite le processus de signature et réduit les délais de traitement.

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