Les avantages de la facture électronique (1/2)
La généralisation de la facturation électronique est une excellente nouvelle pour les entreprises prêtes à digitaliser leurs processus internes, fluidifier leurs échanges et globalement améliorer la qualité de leurs services.
D’après une étude menée par OpinionWay et Comarch en octobre 2018, la priorité dans la gestion d’une entreprise est la réduction des coûts liés à la gestion des factures (42% des interrogés). En troisième position revient la réduction des risques liés à la gestion des factures (38%).
Lorsque les dirigeants sont interrogés sur l’intérêt des améliorations apportées par le digital, l’échange des factures sous un format structuré revient encore en première position (41%).
La facturation électronique tombe donc à point nommé !
La facturation électronique facilite l’émission et la réception des factures
Les logiciels de facturation qui voient le jour actuellement sont de véritables espaces personnels et multifonctions. Les services proposés grâce à la dématérialisation des flux vont plus loin que le simple échange de factures.
La création automatisée des factures
Plus besoin de chercher « à la main » le numéro SIREN de votre client ou la référence de l’article que vous lui avez vendu. Toutes ces informations sont enregistrées dans une base de données à laquelle l’outil de facturation électronique donne vie.
Avec BillyGen
L’uniformisation de vos factures
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) proposeront des outils pour uniformiser la compilation des informations et obtenir une vue synthétique de l’état financier de votre entreprise.
Avec BillyGen
L’amélioration de la qualité des données
Le risque d’erreur est également réduit grâce aux contrôles mis en place dans l’outil de facturation. Il n’est par exemple pas possible de saisir un montant dans un champ de date.
Avec BillyGen
La vérification de la conformité des factures
Le logiciel peut s’assurer de la validité des factures reçues pour éviter les tentatives de fraude ou les erreurs.
Pour cela, il compare les informations indiquées sur chaque facture avec les données en votre possession et les mentions obligatoires pour vérifier la conformité du document.
Avec BillyGen
La sécurisation des données
La gestion des droits permet à l’administrateur de rendre la base de données consultable par les membres de votre équipe, en fonction des droits alloués.
Avec BillyGen
Les données sont également sauvegardées en permanence. Plus de perte de données possibles !
La facturation électronique réduit les coûts, fait gagner du temps et accroit la productivité
Un comptable consacre en moyenne 30% de son temps à la saisie manuelle des factures fournisseurs.
Selon une étude menée par Ernst & Young, le coût d’une facture émise est d’environ 7€ l’unité alors que celui d’une facture reçue est plutôt de 15€.
Réduction immédiate des coûts
La facturation électronique permet des économies liées aux consommables tels que l’encre ou le papier car aucune impression n’est requise. Vous n’avez plus à payer l’affranchissement et l’acheminement de vos factures.
La facturation électronique contribue donc à réduire immédiatement vos coûts liés au poste de facturation.
Avec BillyGen
Automatisation du processus
La facturation électronique est une opportunité pour réduire drastiquement le temps de traitement d’une facture et améliorer la productivité de vos équipes.
Elle permet de s’affranchir de certaines étapes chronophages du processus de facturation : saisie manuelle des informations sur le logiciel comptable, tri des factures reçues par mail ou papier, classification des documents…
Les factures sont automatiquement classées dans l’espace personnel et sécurisé de l’émetteur et du receveur. Elles pourront être, en fonction de la solution adoptée, directement liées au logiciel de gestion comptable de votre société.
L’intervention humaine s’axera ainsi vers un rôle de contrôle :
Amélioration de l’efficience des échanges
La facturation électronique permet d’accroitre la quantité et la qualité des documents commerciaux échangés par les entreprises.
Le traitement automatique des données rend manipulable une masse de données plus importante. Dans un monde où la donnée est reine, cet avantage n’est pas à négliger pour les entreprises qui cherchent à connaitre leur environnement du mieux possible.
Le résultat ?
Une facture électronique a un coût estimé à quelques dizaines de centimes. C’est donc une solution bien plus économique.
En parlant chiffres, le ministère des Comptes publics estime que les gains directs de traitement de l’information s’élèveraient à 4,5 milliards d’euros pour les entreprises.
Conclusion
La facturation électronique n’est pas un simple changement de processus comptable mais une transformation impliquant de nombreux acteurs dans l’entreprise (DSI, comptabilité, logistique, etc.).
Il s’agit plus globalement d’accompagner son adoption par une réflexion sur la digitalisation de tous ses processus pour améliorer sa compétitivité et dégager un maximum de temps et de moyens pour l’accompagnement de ses clients.
Dans une prochaine newsletter, nous reviendrons sur d’autres avantages que peut apporter la mise en place de la facturation électronique.
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