Les 6 étapes clés pour réaliser sa migration vers un outil de facturation

Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique et de votre mise en conformité, vous allez potentiellement avoir besoin de changer d’outil de facturation ou de mettre en place une solution de facturation électronique.

Découvrez quelques points à garder en tête pour réaliser ce changement d’outil dans le contexte de la facturation électronique :

1. Identifier le besoin métier

La migration vers la facturation électronique est une démarche complexe. Connaitre le besoin métier de son entreprise est indispensable dans la réussite d’un projet de migration.

Pour comprendre et définir son besoin, nous préconisons de réaliser un diagnostic préliminaire des processus de facturation.
Ce diagnostic s’articule autour de deux thèmes :

Les informations générales sur l’entreprise
Il s’agit ici de connaître votre entreprise dans ses grandes lignes à travers des informations telles que sa dénomination sociale, sa forme juridique et sa taille. Ces données fournissent un premier niveau d’analyse sur le périmètre d’activité de votre société et sur l’ampleur du projet de migration.

L’historique en matière d’outils de facturation
Le second niveau d’analyse vise à vérifier votre appétence pour les outils de facturation. Le but est de questionner vos collaborateurs clés sur les principaux outils utilisés dans les métiers de la comptabilité et de la facturation. Cette première analyse permettra de définir une feuille de route de migration en fonction du statut juridique, de ses impératifs métiers et de la conformité avec les nouvelles réglementations.

Pour ce faire, plusieurs trames d’audit peuvent être mises en place. Ces questionnaires visent à impliquer les collaborateurs de l’organisation dès le démarrage du projet. Les interrogations suivantes peuvent être posées, notamment sur :

• Les données
• Les acteurs
• Le périmètre

Voici quelques questions à se poser :

• Vos fiches tiers sont-elles bien renseignées (SIREN, Code Pays, etc.) ?
• Quel est le volume de vos fichiers Tiers (clients, fournisseurs) ?
• Avez-vous des applications « fait maison » de facturation ?
• Quel est votre volume de factures reçues par mois (fournisseurs) ?
• À quelle catégorie la majorité de vos fournisseurs appartiennent-ils ?

Ces informations récoltées serviront à définir le périmètre de votre projet. Ce document servira ainsi de référence lors de la migration vers le nouvel outil.

2. Cartographier l’environnement en place

La cartographie informatique se définit comme une représentation synthétique de l’environnement informationnel de votre organisation.
Elle facilite la compréhension transversale des interactions entre les outils et métiers qui ont un impact sur le fonctionnement du système d’information de l’organisation.

On peut la décliner en trois niveaux :

L’objectif est de cartographier l’environnement de son entreprise en se concentrant sur les processus de facturation, les flux de données et les personnes impliquées.

Lors de la cartographie de votre système de facturation, les flux de facturation incluent la création de factures et devis, la gestion des contacts, ainsi que les paiements et remboursements des articles et prestations.

L’analyse qui s’en suit est portée sur la circulation des informations relatives aux produits ou services facturés à travers le système, ainsi que leur interaction avec d’autres applications connexes.

Un autre aspect crucial est l’intégration de votre système d’informations de facturation avec d’autres systèmes, comme les systèmes de gestion des ventes et de gestion comptable. Ainsi, comprendre les liaisons entre la facturation et les métiers liés est un gage d’intégrité et de protection des données.

Par ailleurs, la sécurité des données demeure une préoccupation de premier ordre. Il faut s’assurer de la protection des informations de paiement des clients et de l’efficacité des mesures de contrôles d’accès. Assurer la protection des données permettent d’éviter tout risque juridique ou réputationnel.

3. Préparer les données à la migration

La préparation des données est importante pour garantir la qualité, l’intégrité du système de facturation. Elle nécessite différentes actions complémentaires, en autres :

En premier lieu, il faut déterminer l’ensemble des données utiles dans les processus de facturation. Les flux de données à préparer concernent les factures et devis d’articles et prestation, des données d’identification des clients et fournisseurs. Dans un premier temps, il faudra identifier les zones de risques, en plus des éléments à migrer.

Les résultats des analyses serviront de base à la gestion des doublons, des valeurs aberrantes et inconvertibles. Il est nécessaire que les objectifs de migration doivent être définis en termes de format et normes de données.

En aval, l’attention sera conjointement portée sur la conversion des types de données et les mécanismes de transfert de données pour être conforme au nouveau format. Les nouvelles factures doivent respecter les normes de facturation électroniques (Factur-X, UBL, CII).

Afin d’assurer la stabilité et la sécurité d’une migration il est également important d’assurer la sauvegarde des données existantes afin d’anticiper le risque de perte de données.

Dans le cadre d’un changement d’outil de facturation, les périmètres suivants sont à analyser :

• Référentiels produits
• Référentiels contacts
• Historique des factures et devis
• Autres paramétrages de facturation
• Paramétrages des profils utilisateurs

BillyGen dispose d’une équipe dédiée dans la préparation de vos données de facturation.

Nous vous préconisons une trame d’import de données pour un traitement optimal sur votre logiciel de facturation. Cette trame s’appuie sur le fichier des écritures comptables en vigueur.

De plus, nous vous offrons notre assistance dans la définition d’un schéma comptable pour simplifier vos opérations et nous vous accompagnons de A à Z dans le processus de reprise de données.

4. Choisir le meilleur outil

Cette phase est cruciale pour faciliter les opérations comptables et pour sélectionner l’outil le plus pertinent par rapport à vos besoins. Il faut étudier la manière dont votre entreprise traite ses factures, avant de sélectionner l’outil le plus adapté.

Certaines plateformes proposent par exemple une meilleure automatisation des processus de remplissage d’une facture. D’autres pourront intégrer directement un outil CRM. En contrepartie de ces fonctionnalités, un paramétrage plus important sera nécessaire, ainsi qu’un coût plus élevé.

Un élément décisif reste le prix.
Encore une fois, chaque plateforme aura son modèle. Si vous émettez peu de factures, vous préférerez surement un tarif variable selon le volume. Si au contraire vous émettez un volume important, une tarification fixe ou un abonnement pourrait davantage vous convenir.

Ainsi, les critères qui nous semblent pertinents à prendre en compte sont les suivants :

BillyGen propose une tarification flexible et adaptée aux besoins des utilisateurs, à découvrir ICI.

5. Mettre en œuvre le projet de migration

La mise en œuvre de la migration consiste à installer le nouvel outil de facturation dans les systèmes d’informations de l’entreprise.

L’enjeu est de concilier réussite de la migration et accessibilté des outils existants pour les utilisateurs, tout au long du processus. Elle doit tenir compte à la fois des capacités humaines et financières, mais aussi de l’agenda administratif et légal.

La mise en œuvre de la migration se déroule en trois étapes.
Exemple de schéma récapitulatif :

1. Configuration de l’outil de facturation :
Des tests préliminaires sont réalisés en amont dans l’environnement de test, afin d’anticiper les risques et de préparer l’environnement de production. Suite à cela, on paramètre les fonctionnalités essentielles.

2. Mise en production progressif de l’outil :
Lors de cette étape, des points de suivi de migration sont mis en place à intervalles réguliers, selon l’approche de conduite de projets en agile.
Le suivi des incidents et du niveau de synchronisation des données entre l’ancien et le nouvel outil est détaillé. Les différents rapports permettent à l’équipe de migration d’ajuster la feuille de route de transformation.
En parallèle, on communique auprès des futurs utilisateurs sur les particularités et contraintes spécifiques au nouvel outil de facturation.

3. Finalisation de la migration :
On peut alors supprimer les anciennes factures et mettre en place des supports de formation auprès des utilisateurs finaux.

6. Valider la migration

La dernière étape est la validation de la migration que l’on peut résumer ici :

Avant de valider la migration vers votre nouvel outil de facturation électronique, il est recommandé de suivre plusieurs étapes de vérification. Tout d’abord, il faut s’assurer que toutes les fonctionnalités de l’outil de facturation sont opérationnelles et conformes au cahier des charges.

Ensuite, une série de tests doit être effectuée, sur les sujets d’interopérabilité et de conformité.
En matière d’interopérabilité, différents scénarios de facturation doivent être évalués. Il faut s’assurer du bon fonctionnement de l’outil et de sa capacité à couvrir l’ensemble des besoins. Par exemple, il est impératif d’effectuer des tests pilotes, en impliquant les équipes métiers et informatiques. La stratégie de test doit tourner autour de la compatibilité entre l’outil de facturation et les applications tierces.

Également, les tests de conformité doivent garantir que votre outil de facturation électronique est conforme aux exigences légales et réglementaires en vigueur. Les points vérifiés sont relatifs aux notamment les lois fiscales (arrêtés ministériels, code général des impôts) et aux autres réglementations applicables dans la facturation.

Conclusion

Au-delà des impératifs réglementaires, passer à un logiciel de facturation électronique procure plusieurs avantages : une meilleure gestion des flux de données et factures de format différents, la traçabilité des écritures comptables, ainsi que des gains de temps pour vos collaborateurs.

C’est un investissement conséquent qui doit être accompagné et éclairé.

​​​​​​​Vous souhaitez en savoir plus sur BillyGen et la facturation électronique ?
Vous pouvez réserver un rendez-vous avec nos équipes.